Tuloksellisuusinformaatio tuloksellisuusdialogin käynnistäjänä kuntajohtamisessa

Kuten alkuvuonna kirjoitimme, alkaa olla aika lunastaa tehtyjä lupauksia. Minun kohdallani tämä tarkoittaa hankkeen puitteissa syntyneen opinnäytetyöni, pro graduni, viimeistelyä ja julkaisua. Ennen virallista julkaisua esittelen tässä lyhyesti aikaansaannoksiani ja tutkimukseni keskeisimpiä tuloksia.

Tutkimuksessani analysoidaan kolmen suomalaisen kunnan tuloksellisuudesta käytävän keskustelun käytänteitä sekä tuloksellisuustiedon hyödyntämistä suunnittelun ja päätöksenteon tukena.

Kohdeorganisaatioina ovat Turun kaupungin varhaiskasvatus, Tampereen kaupungin hyvinvointi palvelualueen varhaiskasvatus ja perusopetus sekä Espoon Iso Omenan Palvelutori.

Tavoitteena oli kartoittaa millaisena johtajat ja esimiehet kokevat tuloksellisuudesta käytävän keskustelun. Tämän lisäksi selvitin millaisia informaation hyödyntämistä sekä dialogia hankaloittavia tekijöitä erilaisissa julkisjohtamisen konteksteissa esiintyy.

Turun ja Tampereen kohdeorganisaatiot edustavat linjaorganisaationäkökulmaa, Espoossa puolestaan kyseessä on palvelukonsepti, joka yhdistää toimijoita eri sektoreilta (Iso Omena). Jälkimmäisen kohdalla kansainvälinen tutkimuskirjallisuus puhuu verkosto- ja hybridiorganisaatioista.

Tutkimukseni oli luonteeltaan laadullista ja siinä yhdistyivät tuloksellisuuden johtamisen, tuloksellisuusinformaation hyödyntämisen ja dialogisen johtamisen tutkimusalueet. Tutkimuksen empiirinen aineisto koostui kuntien tuloksellisuuden kanssa tekemisissä olevien johtajien, esimiesten ja asiantuntijoiden haastatteluaineistosta (n=30).

Tutkimuskirjallisuuden mukaan ajantasaisella ja täsmällisellä tuloksellisuusinformaatiolla on keskeinen rooli rajallisten resurssien kohdentamisessa sekä kerättyjen verovarojen käytön analysoimisessa. Julkisorganisaatioissa onkin luotu tuloksellisuusinformaation tuottamiseksi lukuisia erilaisia käytäntöjä ja tietoa tuotetaan enemmän kuin koskaan aikaisemmin.

Tuloksellisuusinformaation hyödyntämiseen liittyy kuitenkin monia ongelmia ja tiedon käyttö on merkityksestään huolimatta jäänyt puutteelliseksi. Tutkimuksessani tutkitaan tuloksellisuusinformaation pohjalta käytävää dialogia yhtenä tuloksellisuusinformaation hyödyntämistä edistävänä keinona tai käytön muotona.

Tutkimukseni keskeisimmät tulokset liittyvät tuloksellisuusinformaation pohjalta käytävien keskustelujen käytänteisiin. Empiirinen aineistoni osoittaa, että tuloksellisuudesta ja sen osatekijöistä keskustellaan monien toimijoiden kesken useilla eri foorumeilla, mutta monitulkintaisuuden ongelmat ja vaihtelevuus käsitteiden käytössä hankaloittavat tuloksellisuusdialogia ja sen tunnistamista.

Monitoimijaympäristössä yhteisen kielen pirstaleisuus ja yksiköiden erilaiset tavat painottaa tuloksellisuuden osatekijöitä (kuten esimerkiksi tuottavuutta ja toiminnan vaikuttavuutta) korostuvat entisestään. Tällaisessa organisatorisessa ympäristössä myös yksiköiden heikko sitoutuminen nousi keskeiseksi haasteeksi.

Sekä aikaisempi tutkimuskirjallisuus että tämän tutkimuksen empiirinen aineisto tunnistaa tuloksellisuusdialogin vaativan toteutuakseen avoimuutta, kykyä yhdessä ajattelemiseen ja keskustelemiseen. Yhteistyön ja eheän kielen löytyminen moniäänisen sekä vuorovaikutteisen keskustelun onnistumiseksi on ensiarvoisen tärkeää.

Lisäksi toiminnan keskusteleva luonne helpottaa informaation liikkumista ja edistää näin myös innovaatioiden syntymistä. Olemassa olevia käytänteitä ja keskustelun mahdollistavia foorumeja tulee hyödyntää ja keskustelun systemaattisuuteen tulee kiinnittää aktiivisesti huomiota. Keskeistä on, että tuloksellisuudesta käytävälle keskustelulle tulee varata riittävästi aikaa.

Tuloksellisuuden johtamisen tutkimuskentässä tutkimukseni jäsentää tuloksellisuusinformaation hyödyntämistä, erityisesti siihen kohdistuvia haasteita. Tutkimustulosten valossa voidaan todeta, ettei konkreettista tuloksellisuusinformaation hyödyntämistä ole aina helppoa tunnistaa. Mikäli toimijat eivät tunnista tuloksellisuudesta käytäviä keskusteluja, varmistuminen informaation hyödyntämisestä on hankalaa. Lisäksi tällöin on vaikea määritellä tahoa, joka tuloksellisuusinformaatiota viime kädessä hyödyntää.

Dialogisen johtamisen tutkimuskirjallisuuteen tutkimukseni liittää tuloksellisuuskontekstin aiempaa vahvemmin. Vaikka tämä kirjallisuus korostaa dialogisten johtamiskäytäntöjen merkitystä yksilöiden suoristuskyvylle ja organisaation tuloksellisuudelle, se ei kuitenkaan tunnista nimenomaisesti tuloksellisuusinformaation pohjalta käytävää dialogia. Tämä tutkimus tuo tuloksellisuustiedon kollektiivisen hyödyntämisen- ja oppimisprosessin dialogisen johtamisen tutkimuskentälle.

Tuloksellisuuden johtamisen käytännön näkökulmasta tutkimus auttaa täsmentämään osallistavan johtamisen käytäntöjä julkisella sektorilla. Tutkimukseni auttaa havainnoimaan tuloksellisuusdialogin ominaisuuksia, keskustelukäytäntöjä ja sen onnistumista haastavia tekijöitä erilaisissa organisatorisissa ympäristöissä. Näin tutkimus luo uutta tietoa myös käytännön johtamisen toimintakentälle.

Lopuksi haluan esittää kiitokset tiimilleni kaikesta tuesta ja avusta, jota olen matkani varrella saanut. Haluan myös omalta osaltani vielä kerran kiittää tutkimuksen kohdeorganisaatioita sekä kaikkia haastateltuja johtajia ja esimiehiä panoksestanne sekä kokemuksistanne, jotka olette kanssani jakaneet.

Pro Gradu työni toivottavasti julkaistaan vielä tämän kevään aikana ja on myöhemmin ladattavissa Tampereen yliopiston tietokannasta.

Haapala, P. (2017). Tuloksellisuusinformaatio tuloksellisuusdialogin käynnistäjänä kuntajohtamisessa. Pro Gradu-tutkielma, Tampereen Yliopisto

Petra Haapala

Mainokset

Tuloksellisuusdialogi goes Youtube

Ei ole Mauno Ahosen voittanutta, mutta yritimme silti lähteä haastamaan myös itseämme kuvaamalla lyhyen videon kansainvälisen yhteistyön hedelmistä.

Valmiita vastauksia tämä video ei vielä tarjoa, mutta koskapa tiede olisi valmis.

Jotain pohdittavaa tästä kuitenkin tarttuu hihaan, varsinkin jos et ole ennen juuri miettinyt, miten teidän organisaatiossanne tuloksellisuutta johdetaan.

Matkalla kohti omaa parempaa ymmärrystä tuloksellisuusdialogin roolista ja mahdollisuuksista keskustelimme asiasta kansainvälisen vieraamme kanssa. Ohessa tarjoilemme blogin lukijoille pienen palan päivän moniulotteisesta dialogista.

Oheisessa vajaan kolmen minuutin videossa TUJU -hankkeen johtajan Harri Laihosen haastateltavana on professori Giovanni Schiuma University of Basilicatasta Italiasta.

Professori Schiuma vieraili Tampereella maaliskuun lopussa. Schiuman asiantuntemusalueita ovat aineettoman pääoman ja suorituskyvyn johtaminen. Näiden lisäksi hän on viime vuosina perehtynyt taidelähtöisten menetelmien soveltamiseen liiketoiminnassa ja sen johtamisessa. Schiuma on usean tiedelehden päätoimittaja ja arvostettu kansainvälinen puhuja. Hän on myös kansainvälisen IFKAD konferenssin perustajajäsen ja isähahmo. Professori Schiuma on myös Tampereen teknillisen yliopiston dosentti.

Pitkästä yhteistyöstä ja lukuisista yhteisistä keskusteluista, tutkimusprojekteista ja kirjoitusprosesseita huolimatta yhteisen kielen ja näkökulman löytyminen ei ole itsestään selvää.

Tuloksellisuusdialogin ytimessä on erilaisten näkökulmien välinen keskustelu ja toisilta oppiminen. Samalla tavalla kuin esimerkiksi kunnan tuloksellisuudesta keskusteltaessa myös tuloksellisuusdialogista itsestään keskusteltaessa eri ihmisillä on erilaisia tulkintoja ja näkemyksiä.

Dialogin rikkaus on juuri tässä – erilaisten näkemysten ja osaamisten arvostamisessa ja yhteen tuomisessa. Näin myös akateemisessa yhteistyössä – tutkimusalojen välillä ja niiden yli.

Kyse on tietoisuuden lisäämisestä sekä tulkintojen ja merkitysten luomisesta vuorovaikutuksessa – kollektiivisesta oppimisprosessista.

Schiuman näkemyksen mukaan tuloksellisuusdialogi tuo suorituskyvyn johtamisen keskusteluun inhimillisen näkökulman. Kyse ei ole yksinomaan rationaalisesta lähestymistavasta. Schiuma korostaa ihmisen käyttäytymisen ymmärtämistä. Tämä tuo väistämättä keskusteluun myös tunteet – niin tuloksellisuuden määrittelemisessä kuin toimenpiteiden valinnassa.

1,8 miljardin euron tuloksellisuusdialogi

Vuoden 2017 talousarvioesityksessä valtionrahoitus yliopistojen toimintaan on 1 795 674 000 euroa. Kyseessä ole ihan pikku juttu. Ja tämä on siis vain valtion perusrahoitusosuus.

Tämän rahan käyttämisen kannalta eletään tärkeitä aikoja. Kevät on arviointikeskusteluiden (YPJ) aikaa yliopistoissa. Tässä yhteydessä tarkastellaan kunkin henkilökohtaista työsuoritusta ja suoritustasoa. Suoritusarviointi koskee henkilön suoriutumista tehtävässään ja hänelle asetetuista tavoitteista.

Ruohonjuuritason tuloksellisuusdialogia. Tavalla tai toisella.

Näissä keskusteluissa kietoutuvat henkilökohtainen tavoiteasetanta ja organisaation kokonaistavoitteet. Minun näkökulmastani tämä on tuloksellisuusdialogin ensimmäinen vaihe: tavoiteasetanta. Toki yliopiston tai tiedekunnan vinkkelistä tavoitteista keskustelu on alkanut jo kauan ennen ja tästä näkökulmasta nyt luodaan operatiivisia tavoitteita ja toimenpiteitä.

Mikäli isona tavoitteena on parantaa opetuksen laatua, tulee tämä tavoite viestiä selkeästi yksittäiselle opettajalle ja pohtia yhdessä hänen kanssaan sitä, miten hän voi kantaa kortensa kekoon ison tavoitteen saavuttamiseksi. Hyvä olisi asettaa henkilökohtaisia tavoitteitakin. Vastaavasti tutkimuksen saralla. Jos halutaan lisää julkaisuja, asetetaan henkilökohtainen tavoite. Määrällinen tai laadullinen, tilanteesta ja strategiasta riippuen.

Näin ne juhlapuheet muuttuvat tekemiseksi.

Isojen organisaatiotason tavoitteiden palastelu voi tapahtua yksilötasolla, opintosuuntatasolla tai vaikka tutkimusryhmätasolla.

Tärkeää on, että eri tahoilla ja yhteyksissä käydään keskustelua siitä, miten strategiset tavoitteet muuttuvat tekemiseksi. Tuloksellisuusdialogin toinen vaihe: operationalisointi.

Operationalisoinnin yhteydessä määritellään usein myös onnistumisen kriteerit. Mikä on riittävää, mikä hyvää ja milloin on onnistuttu kiitettävästi. Samalla keskustellaan siis mittareista ja asetetaan tavoitetasoja.

Tässä tuloksellisuusdialogin vaiheessa otetaan kantaa esimerkiksi siihen, miten opetuksen laatu määritellään tai montako julkaisua pitäisi seuraavana vuonna tuottaa.

Viimeistään tässä vaiheessa päädytään pohtimaan myös resursointia. Osaamistaso, ajankäyttö, omat mielenkiinnon kohteet ja monet muut tekijät vaikuttavat siihen millainen rooli yksilölle organisaatiossa rakentuu. Pomollakin on odotuksia ja vaateita.

Niukat resurssit pakottavat priorisoimaan. Kaikkea ei voi eikä kannata tehdä. On siis pohdittava mikä on tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta järkevintä.

Asiantuntijaorganisaatiossa tähän tuloksellisuuden johtamiseen tarvitaan dialogia. Tuloksellisuusdialogissa osapuolten erilaiset näkemykset pitäisi saada avoimesti käsittelyyn. Ei tarvitse sitten kenenkään mutista seuraavaa vuotta omassa kopissaan.

Neljäs tuloksellisuusdialogin vaihe on seuranta. Toki jo toimivassa organisaatiossa seurannan tai arvioinnin tuottama tuloksellisuusinformaatio luo pohjan tavoiteasetannalle. Tuloksellisuusdialogit ketjuuntuvat.

Oma tämän vuotinen arviointikeskusteluni alkoi jo ennen varsinaista pomon luokse saapumista. Tuloksellisuusinformaation koostamisella. Laadin tietojärjestelmään raportin kolmen viime vuoden aikaansaannoksistani.

Tässä vaiheessa käynnistyi myös itsereflektio. Missä olen onnistunut, miksi julkaisumäärät ovat laskussa ja mitä pitäisi tehdä tulevana arviointikautena?

Yliopiston kolmen perustehtävän hengessä henkilökohtainen arviointi suoritetaan kolmen pääkriteerin mukaan: opetukselliset, tutkimukselliset sekä yliopistoyhteisölliset ja yhteiskunnalliset ansiot.

Jonkinlainen yhteenveto minun suorituksistani löytyy täältä. Minun suoriutumiseni ei nyt kuitenkaan ollut tämän tarinan pihvi.

Jutun ytimessä oli tuloksellisuusdialogin erilaiset tasot, vaiheet ja kysymyksenasettelut.

Edellä nostin esiin strategisen tavoiteasetannan, tavoitteiden operationalisoinnin, mittareiden määrittämisen ja seurannan. Kussakin tuloksellisuusdialogissa on omat tavoitteensa, osallistujansa ja fooruminsa.

Mielenkiintoista on havaita myös ero yksittäisten keskustelutapahtumien ja kokonaisuuden hallinnan välillä. Miten vaiheet niveltyvät toisiinsa ja millainen yhteinen tarina eri tasoisista tuloksellisuusdialogeista muodostuu?

Harri Laihonen