Tuloksellisuusinformaatio tuloksellisuusdialogin käynnistäjänä kuntajohtamisessa

Kuten alkuvuonna kirjoitimme, alkaa olla aika lunastaa tehtyjä lupauksia. Minun kohdallani tämä tarkoittaa hankkeen puitteissa syntyneen opinnäytetyöni, pro graduni, viimeistelyä ja julkaisua. Ennen virallista julkaisua esittelen tässä lyhyesti aikaansaannoksiani ja tutkimukseni keskeisimpiä tuloksia.

Tutkimuksessani analysoidaan kolmen suomalaisen kunnan tuloksellisuudesta käytävän keskustelun käytänteitä sekä tuloksellisuustiedon hyödyntämistä suunnittelun ja päätöksenteon tukena.

Kohdeorganisaatioina ovat Turun kaupungin varhaiskasvatus, Tampereen kaupungin hyvinvointi palvelualueen varhaiskasvatus ja perusopetus sekä Espoon Iso Omenan Palvelutori.

Tavoitteena oli kartoittaa millaisena johtajat ja esimiehet kokevat tuloksellisuudesta käytävän keskustelun. Tämän lisäksi selvitin millaisia informaation hyödyntämistä sekä dialogia hankaloittavia tekijöitä erilaisissa julkisjohtamisen konteksteissa esiintyy.

Turun ja Tampereen kohdeorganisaatiot edustavat linjaorganisaationäkökulmaa, Espoossa puolestaan kyseessä on palvelukonsepti, joka yhdistää toimijoita eri sektoreilta (Iso Omena). Jälkimmäisen kohdalla kansainvälinen tutkimuskirjallisuus puhuu verkosto- ja hybridiorganisaatioista.

Tutkimukseni oli luonteeltaan laadullista ja siinä yhdistyivät tuloksellisuuden johtamisen, tuloksellisuusinformaation hyödyntämisen ja dialogisen johtamisen tutkimusalueet. Tutkimuksen empiirinen aineisto koostui kuntien tuloksellisuuden kanssa tekemisissä olevien johtajien, esimiesten ja asiantuntijoiden haastatteluaineistosta (n=30).

Tutkimuskirjallisuuden mukaan ajantasaisella ja täsmällisellä tuloksellisuusinformaatiolla on keskeinen rooli rajallisten resurssien kohdentamisessa sekä kerättyjen verovarojen käytön analysoimisessa. Julkisorganisaatioissa onkin luotu tuloksellisuusinformaation tuottamiseksi lukuisia erilaisia käytäntöjä ja tietoa tuotetaan enemmän kuin koskaan aikaisemmin.

Tuloksellisuusinformaation hyödyntämiseen liittyy kuitenkin monia ongelmia ja tiedon käyttö on merkityksestään huolimatta jäänyt puutteelliseksi. Tutkimuksessani tutkitaan tuloksellisuusinformaation pohjalta käytävää dialogia yhtenä tuloksellisuusinformaation hyödyntämistä edistävänä keinona tai käytön muotona.

Tutkimukseni keskeisimmät tulokset liittyvät tuloksellisuusinformaation pohjalta käytävien keskustelujen käytänteisiin. Empiirinen aineistoni osoittaa, että tuloksellisuudesta ja sen osatekijöistä keskustellaan monien toimijoiden kesken useilla eri foorumeilla, mutta monitulkintaisuuden ongelmat ja vaihtelevuus käsitteiden käytössä hankaloittavat tuloksellisuusdialogia ja sen tunnistamista.

Monitoimijaympäristössä yhteisen kielen pirstaleisuus ja yksiköiden erilaiset tavat painottaa tuloksellisuuden osatekijöitä (kuten esimerkiksi tuottavuutta ja toiminnan vaikuttavuutta) korostuvat entisestään. Tällaisessa organisatorisessa ympäristössä myös yksiköiden heikko sitoutuminen nousi keskeiseksi haasteeksi.

Sekä aikaisempi tutkimuskirjallisuus että tämän tutkimuksen empiirinen aineisto tunnistaa tuloksellisuusdialogin vaativan toteutuakseen avoimuutta, kykyä yhdessä ajattelemiseen ja keskustelemiseen. Yhteistyön ja eheän kielen löytyminen moniäänisen sekä vuorovaikutteisen keskustelun onnistumiseksi on ensiarvoisen tärkeää.

Lisäksi toiminnan keskusteleva luonne helpottaa informaation liikkumista ja edistää näin myös innovaatioiden syntymistä. Olemassa olevia käytänteitä ja keskustelun mahdollistavia foorumeja tulee hyödyntää ja keskustelun systemaattisuuteen tulee kiinnittää aktiivisesti huomiota. Keskeistä on, että tuloksellisuudesta käytävälle keskustelulle tulee varata riittävästi aikaa.

Tuloksellisuuden johtamisen tutkimuskentässä tutkimukseni jäsentää tuloksellisuusinformaation hyödyntämistä, erityisesti siihen kohdistuvia haasteita. Tutkimustulosten valossa voidaan todeta, ettei konkreettista tuloksellisuusinformaation hyödyntämistä ole aina helppoa tunnistaa. Mikäli toimijat eivät tunnista tuloksellisuudesta käytäviä keskusteluja, varmistuminen informaation hyödyntämisestä on hankalaa. Lisäksi tällöin on vaikea määritellä tahoa, joka tuloksellisuusinformaatiota viime kädessä hyödyntää.

Dialogisen johtamisen tutkimuskirjallisuuteen tutkimukseni liittää tuloksellisuuskontekstin aiempaa vahvemmin. Vaikka tämä kirjallisuus korostaa dialogisten johtamiskäytäntöjen merkitystä yksilöiden suoristuskyvylle ja organisaation tuloksellisuudelle, se ei kuitenkaan tunnista nimenomaisesti tuloksellisuusinformaation pohjalta käytävää dialogia. Tämä tutkimus tuo tuloksellisuustiedon kollektiivisen hyödyntämisen- ja oppimisprosessin dialogisen johtamisen tutkimuskentälle.

Tuloksellisuuden johtamisen käytännön näkökulmasta tutkimus auttaa täsmentämään osallistavan johtamisen käytäntöjä julkisella sektorilla. Tutkimukseni auttaa havainnoimaan tuloksellisuusdialogin ominaisuuksia, keskustelukäytäntöjä ja sen onnistumista haastavia tekijöitä erilaisissa organisatorisissa ympäristöissä. Näin tutkimus luo uutta tietoa myös käytännön johtamisen toimintakentälle.

Lopuksi haluan esittää kiitokset tiimilleni kaikesta tuesta ja avusta, jota olen matkani varrella saanut. Haluan myös omalta osaltani vielä kerran kiittää tutkimuksen kohdeorganisaatioita sekä kaikkia haastateltuja johtajia ja esimiehiä panoksestanne sekä kokemuksistanne, jotka olette kanssani jakaneet.

Pro Gradu työni toivottavasti julkaistaan vielä tämän kevään aikana ja on myöhemmin ladattavissa Tampereen yliopiston tietokannasta.

Haapala, P. (2017). Tuloksellisuusinformaatio tuloksellisuusdialogin käynnistäjänä kuntajohtamisessa. Pro Gradu-tutkielma, Tampereen Yliopisto

Petra Haapala

Tuloksellisuusdialogi – Teoriasta käytäntöön

Kulunut syksy, kuten alkuvuosikin on ollut myös tutkimusapulaisen näkökulmasta kiireistä aikaa. Kirjallisuutta on kahlattu ahkerasti läpi, niin tuloksellisuuden johtamisen, tiedon hyödyntämisen kuin dialogisen johtamisen saralla.

Toinen toistaan kiinnostavampia artikkeleita ja tutkimuksia on osunut eteeni ja välillä on tullut harhauduttua varsinaisen tutkimuksen rajauksien ulkopuolellekin. Onneksi ympärillä on tiimi, joka auttaa pitämään fokuksen ja ohjastaa takaisin oikeille raiteille. Välillä tosin tämäkin dialogi harhailee.

Aloitin työni tutkimusapulaisena syyskuussa 2016 ja pääsin heti tutkijan työn makuun. Tutkimusartikkeleja lyötiin eteeni aikamoinen kasa ja lisääkin piti etsiä. Alkusyksy koostui lähinnä kirjallisuustutkimuksesta ja tutkimusaukon hahmottamisesta.

Vaikka yliopisto-opintoja onkin takana jo useampi vuosi, työskentely yliopistoyhteisössä oli minulle aivan uutta. Toiminnassa oli paljon opittavaa. Tuntikirjaukset, matkasuunnitelmat ja matkalaskut tulevat ensimmäisinä mieleeni.

Kirjallisuudesta etsin vastauksia muun muassa kysymyksiini: Miksi tuloksellisuusinformaation käyttö on niin vaikeaa ja mikä siinä on erityistä? Mitä tuloksellisuusdialogi tarkoittaa?

Halusin tuoda myös oman ääneni kuuluviin, sillä tutkimusapulaisen tehtävän lisäksi työn on tarkoitus palvella myös tulevaa graduani. Muistan miettineeni sitä, kuinka selvennän teeman paitsi itselleni, myös läheisilleni, jotka olivat uudesta työstäni kovin kiinnostuneita.

Aihe ei osoittautunut niin yksinkertaiseksi kuin ensivaikutelma antoi ymmärtää, mutta sitäkin mielenkiintoisemmaksi. Vaikka tuloksellisuus ja dialogi tuntuivat toisinaan liukkailta kuin saippua, sain mielestäni niistä hyvän otteen.

Marraskuussa ryhdyin toteuttamaan tutkimuksen toista vaihetta. Kirjallisuuden pohjalta muodostimme yhdessä tutkimusryhmän kanssa viitekehyksen, josta johdimme meitä kiinnostavat haastattelukysymykset. Näiden kysymysten kanssa aloitin keräämään empiiristä aineistoa kolmesta kaupungista: Turusta, Tampereelta ja Espoosta.

Keräämäni empiirinen aineisto koostuu yli 30 johtajan haastattelusta. Haastatteluiden avulla selvitän miten julkisjohtajat käsitteellistävät ja keskustelevat tuloksellisuudesta.

Tuloksellisuusdialogin määritelmän mukaisesti kiinnostuksen kohteena ovat organisaatioiden keskustelukäytännöt – missä, miten ja milloin tuloksellisuuskeskustelua käydään sekä millaisia ongelmia johtajat siinä paikantavat.

Peilaamalla johtajien haastatteluja aiempaan tutkimuskirjallisuuteen kartoitan kuntien tuloksellisuusdialogin nykytilaa, sen mahdollisuuksia ja kompastuskiviä.

Haasteiden kartoittamisen näen välttämättömänä ensiaskeleena keskustelukulttuurin ja käytäntöjen tehostamiseksi ja monologien vähentämiseksi. Tätä kautta se tuloksellisuuskin sitten paranee.

Matkustustunteja ja kilometrejä on kertynyt mittariin huimasti. Olen päässyt tutustumaan kuntaorganisaatioiden toimintaan aiempaa intensiivisemmin ja tavannut monia vaikutusvaltaisia henkilöitä. Myös kuva VR:n palveluista on tarkentunut.

Haastattelut ovat olleet antoisia ja opettavaisia kokemuksia. Ne ovat tuoneet tekemiseeni konkretiaa ja auttaneet ilmiön haltuun ottamisessa ja ymmärtämisessä. On ollut hieno havaita kuinka teoria ja empiria tukevat toisiaan ja käyvät vuoropuhelua keskenään.

Tutkimustyö on ollut paljon muutakin kuin aiempaan kirjallisuuteen perehtymistä ja koneella kököttämistä. Ainakin minun tekemiseni on ollut kaukana perinteisestä norsunluutorni -mielikuvasta. Siihen on kuulunut matkustamista, osallistumista erilaisiin seminaareihin ja tapaamisiin, vuorovaikutusta, ja sitä dialogia.

Erityisen palkitsevaa on ollut tavata iso joukko kuntakentän asiantuntijoita ja johtajia, joille haluan esittää kiitokset haastatteluihin osallistumisesta ja siitä kokemuksesta ja tiedosta, jonka he ovat kanssani jakaneet. Muu tutkimusryhmä varmasti yhtyy näihin kiitoksiin.

Itse uskon, että nykytilan ja mahdollisten kompastuskivien kartoittaminen empiirisesti tuottaa paitsi arvokasta ja ajankohtaista tietoa, luo se myös perustan uusien toimintatapojen kehittämiselle. Kevään aikana hypätään seuraavalle tasolle ja toteuttamani tutkimuksen ensimmäinen empiirinen vaihe lähestyy loppuaan. Kuten Harri edellisessä blogissa kirjoitti, nyt on aika alkaa lunastaa lupauksia.

Petra Haapala