Vuoden 2017 talousarvioesityksessä valtionrahoitus yliopistojen toimintaan on 1 795 674 000 euroa. Kyseessä ole ihan pikku juttu. Ja tämä on siis vain valtion perusrahoitusosuus.
Tämän rahan käyttämisen kannalta eletään tärkeitä aikoja. Kevät on arviointikeskusteluiden (YPJ) aikaa yliopistoissa. Tässä yhteydessä tarkastellaan kunkin henkilökohtaista työsuoritusta ja suoritustasoa. Suoritusarviointi koskee henkilön suoriutumista tehtävässään ja hänelle asetetuista tavoitteista.
Ruohonjuuritason tuloksellisuusdialogia. Tavalla tai toisella.
Näissä keskusteluissa kietoutuvat henkilökohtainen tavoiteasetanta ja organisaation kokonaistavoitteet. Minun näkökulmastani tämä on tuloksellisuusdialogin ensimmäinen vaihe: tavoiteasetanta. Toki yliopiston tai tiedekunnan vinkkelistä tavoitteista keskustelu on alkanut jo kauan ennen ja tästä näkökulmasta nyt luodaan operatiivisia tavoitteita ja toimenpiteitä.
Mikäli isona tavoitteena on parantaa opetuksen laatua, tulee tämä tavoite viestiä selkeästi yksittäiselle opettajalle ja pohtia yhdessä hänen kanssaan sitä, miten hän voi kantaa kortensa kekoon ison tavoitteen saavuttamiseksi. Hyvä olisi asettaa henkilökohtaisia tavoitteitakin. Vastaavasti tutkimuksen saralla. Jos halutaan lisää julkaisuja, asetetaan henkilökohtainen tavoite. Määrällinen tai laadullinen, tilanteesta ja strategiasta riippuen.
Näin ne juhlapuheet muuttuvat tekemiseksi.
Isojen organisaatiotason tavoitteiden palastelu voi tapahtua yksilötasolla, opintosuuntatasolla tai vaikka tutkimusryhmätasolla.
Tärkeää on, että eri tahoilla ja yhteyksissä käydään keskustelua siitä, miten strategiset tavoitteet muuttuvat tekemiseksi. Tuloksellisuusdialogin toinen vaihe: operationalisointi.
Operationalisoinnin yhteydessä määritellään usein myös onnistumisen kriteerit. Mikä on riittävää, mikä hyvää ja milloin on onnistuttu kiitettävästi. Samalla keskustellaan siis mittareista ja asetetaan tavoitetasoja.
Tässä tuloksellisuusdialogin vaiheessa otetaan kantaa esimerkiksi siihen, miten opetuksen laatu määritellään tai montako julkaisua pitäisi seuraavana vuonna tuottaa.
Viimeistään tässä vaiheessa päädytään pohtimaan myös resursointia. Osaamistaso, ajankäyttö, omat mielenkiinnon kohteet ja monet muut tekijät vaikuttavat siihen millainen rooli yksilölle organisaatiossa rakentuu. Pomollakin on odotuksia ja vaateita.
Niukat resurssit pakottavat priorisoimaan. Kaikkea ei voi eikä kannata tehdä. On siis pohdittava mikä on tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta järkevintä.
Asiantuntijaorganisaatiossa tähän tuloksellisuuden johtamiseen tarvitaan dialogia. Tuloksellisuusdialogissa osapuolten erilaiset näkemykset pitäisi saada avoimesti käsittelyyn. Ei tarvitse sitten kenenkään mutista seuraavaa vuotta omassa kopissaan.
Neljäs tuloksellisuusdialogin vaihe on seuranta. Toki jo toimivassa organisaatiossa seurannan tai arvioinnin tuottama tuloksellisuusinformaatio luo pohjan tavoiteasetannalle. Tuloksellisuusdialogit ketjuuntuvat.
Oma tämän vuotinen arviointikeskusteluni alkoi jo ennen varsinaista pomon luokse saapumista. Tuloksellisuusinformaation koostamisella. Laadin tietojärjestelmään raportin kolmen viime vuoden aikaansaannoksistani.
Tässä vaiheessa käynnistyi myös itsereflektio. Missä olen onnistunut, miksi julkaisumäärät ovat laskussa ja mitä pitäisi tehdä tulevana arviointikautena?
Yliopiston kolmen perustehtävän hengessä henkilökohtainen arviointi suoritetaan kolmen pääkriteerin mukaan: opetukselliset, tutkimukselliset sekä yliopistoyhteisölliset ja yhteiskunnalliset ansiot.
Jonkinlainen yhteenveto minun suorituksistani löytyy täältä. Minun suoriutumiseni ei nyt kuitenkaan ollut tämän tarinan pihvi.
Jutun ytimessä oli tuloksellisuusdialogin erilaiset tasot, vaiheet ja kysymyksenasettelut.
Edellä nostin esiin strategisen tavoiteasetannan, tavoitteiden operationalisoinnin, mittareiden määrittämisen ja seurannan. Kussakin tuloksellisuusdialogissa on omat tavoitteensa, osallistujansa ja fooruminsa.
Mielenkiintoista on havaita myös ero yksittäisten keskustelutapahtumien ja kokonaisuuden hallinnan välillä. Miten vaiheet niveltyvät toisiinsa ja millainen yhteinen tarina eri tasoisista tuloksellisuusdialogeista muodostuu?
Harri Laihonen
Tiedolla johtamisella tulosta 